Bei diesem Projekt bestand die besondere konzeptionelle Herausforderung
vor allem darin die teilweise sehr komplexen Firmenstrukturen mit
mehreren Unternehmensbereichen und diversen Standorten korrekt
abzubilden. Und da ein Intranet auch schnell und flexibel auf alle
unternehmerischen Entscheidungen und organisatorischen Veränderungen
reagieren sollte, ist es andererseits auch wichtig, das Konzept
so flexibel zu gestalten, dass es auf Dauer in alle Dimensionen
erweiterbar bleibt.
Die Konzeption für das Schwenk Intranet gliedert die wichtigsten
Inhalte deshalb in zwei verschiedene Ansichten: einer bedarfsorientierten
und einer strukturorientierten Ansicht. Dadurch wird eine intuitive
Navigation für den Nutzer ebenso möglich, wie eine systematische
Einordnung der Inhalte durch die Redakteure. Natürlich wird
jeder Content dabei aber nur einmal angelegt und gepflegt.
Neben einem umfangreichen Content-Angebot sieht die Konzeption bereits
26 skizzierte Einzelanwendungen vor, mit denen betriebsinterne Arbeitsabläufe
im Intranet abgebildet werden können. Darunter befinden sich
neben Klassikern wie einem Telefon- und Personenverzeichnis oder
einem Büroartikelshop auch innovativere Elemente wie eine Technik-Knowledge-Base
oder ein „Elektronisches Berichtsheft“ für die Auszubildenden.
Im Schwenk Intranet ist es möglich, die Zugriffsmöglichkeit
auf einzelne Informationen und Anwendungen rollenbasiert zu steuern.
Das Rollenmodell bildet jedoch nicht in erster Linie die Hierarchien
des Unternehmens ab, sondern vielmehr die Berechtigungen entsprechend
dem fachlichen Bezug zur jeweiligen Information. Wer aufgrund seiner
Mitarbeit in bestimmten Projekten oder durch eine ihm übertragene
Verantwortung weiterführende Informationen zu bestimmten The-menbereichen
benötigt, kann durch eine Erweiterung seines Berechtigungsprofils
auf spezifischere Inhalte in ausgewählten Bereichen zugreifen
als die Kollegen mit einem Standardprofil.
Die Erarbeitung der Inhalte und die dauerhafte Pflege des Systems
sollte in diesem Projekt so weit wie möglich durch Schwenk-Mitarbeiter
erfolgen. Um dieses Ziel zu ermöglichen und dabei die einzelnen
Mitarbeiter nicht zu überfordern, wurde im Rahmen der Konzeption
auch ein mehrstufiges Redakteurskonzept entwickelt. Durch Schulungen
und geeignete technische Werkzeuge - wie z.B. ein durch die Mitarbeiter
leicht zu bedienendes CMS - wurden die Redakteure und Autoren in
die Lage versetzt, schon von Beginn an das Intranet aktiv mitzugestalten
und damit neben einer hohen Akzeptanz für das Medium auch langfristig
eine hohe Aktualität des Intranets zu gewährleisten.
Das Projekt ist in der Realisierung in drei Projektphasen untergliedert:
Während es in der ersten Projektphase vor allem darum ging,
unter vertretbarem Ressourceneinsatz eine Basisversion des Intranets
für die Nutzer bereitzustellen, steht in der zweiten Projektphase
die vollständige Implementierung des neuen Mediums in die Organisation
im Vordergrund. Im Anschluss werden die ersten prozessrelevanten
Anwendungen realisiert. In einer dritten Projektphase ist dann vorgesehen,
weitere bestehende Systeme in die technische Infrastruktur des Intranets
zu integrieren; damit wird das Schwenk Intranet dann sukzessive zum
Mitarbeiterportal ausgebaut.
